Workflow4people

Workflow4people is onze open-source workflow en formulieren oplossing. Workflow4people maakt workflow bereikbaar voor elk bedrijf of instelling. U kunt formulieren, data modellen en workflows definieren die gebruikt worden om bedrijfsprocessen te sturen.
Een eenvoudig voorbeeld van een proces waar workflow4people voor ingezet kan worden is het melden van een storing. Elk bedrijf kent het probleem wel: er is een storing opgetreden, en die moet door iemand worden afgehandeld. Het melden kan natuurlijk telefonisch of per e-mail. Maar als telefoon en e-mail de enige hulpmiddelen zijn kan er van alles misgaan, want er is geen overzicht van open taken en prioriteiten, en er is geen borging van het afhandelings proces.

Een eenvoudig formulier in workflow4people kan alle relevante gegevens vastleggen, en workflow4people zet de taak uit bij de afhandelende afdeling. Als er een conversatie nodig is over de storing kan deze worden gevoerd via het commentaat gedeelte van het formulier waardoor het voor iedereen duidelijk is wat er gaande is.

In het taken overzicht ziet elke medewerker wat zijn of haar taken en de taken van zijn of haar groepen (afdelingen).

In de data miner ziet de manager hoeveel storingen er per maand worden verwerkt, wat de gemiddelde doorlooptijd is enzovoorts.
 
Om gegevens gestructureerd vast te kunnen leggen is een datamodel nodig. In workflow4people is een data model editor aanwezig waarmee het model kan worden gedefinieerd. In de data model editor kunt u tevens aangeven op welke formulieren welke gegevens moeten worden getoond. Complete blokken gegevens (zoals adres of persoonsgegevens) kunnen worden hergebruikt.
U kunt per veld opgeven of het veld interessant is om doorzoekbaar te maken. Deze velden kunnen dan natuurlijk gebruikt worden om te doorzoeken maar ook om te tonen op takenlijsten.
Een werkproces in workflow4people wordt gedefinieerd door een BPMN proces. Het diagram wordt met een BPMN editor grafisch ontworpen.
Taken worden getoond in takenlijsten die voor uw toepassing kunnen worden geconfigureerd zodat alle relevante gegevens zichtbaar zijn. Takenlijsten zijn geheel doorzoekbaar en sorteerbaar. U kunt meerdere takenlijsten configureren waardoor u een takenlijst kunt afstemmen op de behoefte van de persoon die de taak gaat uitvoeren. Als het bijvoorbeeld belangrijk is om te weten voor welke klant een bepaalde taak worden uitgevoerd, kan dat in de takenlijst worden meegenomen en wordt het hier doorzoekbaar. Alle doorzoekbare velden van het datamodel kunnen hier getoond worden, en ze kunnen vanuit verschillende modellen gecombineerd worden.
Een belangrijke feature van workflow4people is het inzichtelijk maken van de informatie. Workflow4people beschikt over een data-miner waarmee u vanuit een overzicht van gegevens een 'drill-down' heeft tot op het individuele document of aanvraag niveau.
Bijvoorbeeld het 'overzicht per gebruiker' scherm toont de aanvragen per gebruiker per maand. Door op een aantal te klikken wordt een lijst met die aanvragen getoond, waarvandaan u deze aanvragen weer individueel kunt inzien.
De overzichten zijn configureerbaar zodat u een overzicht per gebruiker, afdeling, locatie etc. kunt inrichten.
De gegevens kunnen ook inzichtelijk gemaakt worden in een grafiek.