Archief

Met workflow4people kunt u uw archieven snel en gebruikersvriendelijk ontsluiten. In het kort:

  • Alle gegevens en documenten worden opgeslagen volgens een vast documentstructuurplan
  • Alle inhoud en metadata wordt geindexeerd en is razendsnel doorzoekbaar
  • Er is een flexibel, configureerbaar medata schema
  • Er worden previews van pdf, office documenten, image formaten getoond
  • Met een handige blader modus kunt u door het archief heen bladeren
  • Er is een feedback voorziening voor de gebruikers die via een workflow de vakafdeling of redactie op de hoogte brengt van feedback van de gebruikers
  • De redactie kan commentaar aan de archiefstukken toevoegen
  • Volledig configureerbaar hierarchisch permissiesysteem op basis van gebruikers, groepen en rollen

Brondata

Documenten en metagegevens kunnen uit allerlei bronnen ingelezen worden, onder andere:

  • XML metadata
  • Filesysteem
  • Sharepoint
  • DMS-en zoals Alfresco via CMIS
  • Database
  • WebDAV

 

Brondocumenten kunnen naar keuze worden overgenomen of vanuit de bronlocatie benaderd worden.

Document structuur plan

De filosofie van onze content repository is dat de structuur niet moet worden overgelaten aan de individuele gebruiker maar van te voren bepaald moet zijn, zodat de hele organisatie weet wat waar te vinden is. Alle gegevens in de content repository worden dan ook opgeslagen volgens een vast documentstuctuurplan. Op basis van het type van het document en de metadata van een document wordt bepaald waar het document wordt opgeslagen. Hierdoor is orde in de repository gegarandeerd. En omdat de permissies weer uit de locatie volgen, zijn ook de permissies automatisch bepaald.

Het spreekt voor zich dat deze eigenschap bijzonder prettig is voor een archief.

Full-text doorzoekbaar

Alle documenten worden full-text geindexeerd.

Flexibel metadata schema

Het metadata schema en de bijbehorende formulieren zijn configureerbaar in de data model editor. Van elk documenttype en elk formulier kan worden bepaald welke velden hoe getoond worden.

Preview

Er worden previews getoond van de meest gangbare documentformaten: Office (Word, Excel, PowerPoint), LibreOffice, PDF, etc. Hierdoor kan de inhoud van een document snel worden ingezien, ook al heeft de gebruiker de bijbehorende applicatie niet ter beschikking zoals op een tablet of telefoon.

Razendsnel

Ja, onze repository is razendsnel. Dat klinkt als opscheppen maar het is wel serieus. Door slim gebruik te maken van state-of-the-art indexering en queueing technieken reageert workflow4people altijd bijzonder snel. Ook als er miljoenen documenten in de repository aanwezig zijn.

Feedback

Het kan gebeuren dat een gebruiker iets niet kan vinden, of een onjuistheid in het archief aantreft. Via de feedback faciliteit kan de gebruiker dit melden. De redactie wordt op de hoogte gebracht en de hele afhandeling wordt geregistreerd.

Commentaar

U kunt commentaar aan de archiefstukken toevoegen. Zo voorkomt u dat steeds dezelfde vraag wordt gesteld over een archiefstuk. Dit commentaar maakt deel uit van de metagegevens en is dus ook doorzoekbaar.

Permissie systeem

Het permissie systeem is een volledig hierarchisch permissiesysteem op basis van gebruikers, groepen en rollen. Gebruikers en groepen kunnen automatisch worden overgenomen uit Active Directory.

Inloggen kan ook automatisch plaatsvinden met Active Directory, zodat de gebruiker binnen uw netwerk geen nieuw password nodig heeft.

Kiosk

Het is mogelijk een beperkt kiosk systeem in te richten waarin u bezoekers de publieke delen van de archieven kunt laten raadplegen.

Meer weten?

Heeft u vragen, of wilt u een demo? Neem contact met ons op: bel ons op 0852737957 of mail naar info@open-t.nl .