Enterprise search

Enterprise search

De Enterprise search module van Workflow4people maakt het mogelijk vele bronnen van informatie in uw organisatie razendsnel te doorzoeken en ontsluiten.

Bronsystemen

Documenten kunnen uit allerlei bronsystemen gelezen worden. Dit zijn (onder andere):

  • Shared drives
  • Sharepoint sites
  • DMS zoals Alfresco via CMIS
  • WebDAV sites
  • Intranet sites
  • Websites
Aanvullende bronnen kunnen eenvoudig met scripting worden toegevoegd.

Full-text doorzoekbaar

Alle inhoud wordt full-text doorzoekbaar gemaakt. Office documenten, PDF's, e-mails, etc. Alle gevonden tekst wordt in de index opgenomen waardoor deze razendsnel doorzoekbaar wordt.

Preview

Er worden previews getoond van de meest gangbare documentformaten: Office (Word, Excel, PowerPoint), LibreOffice, PDF, etc. Hierdoor kan de inhoud van een document snel worden ingezien, ook al heeft de gebruiker de bijbehorende applicatie niet ter beschikking zoals op een tablet of telefoon.

Bladeren

Er is een blader modus waardoor een gevonden document ook bekeken kan worden in de context van bijvoorbeeld een dossier of project. Hierbij kan de mappenstructuur van het bronsysteem gehanteerd worden, maar een andere indeling op basis van metagegevens is ook mogelijk.

Permissie systeem

De gehele repository en index hebben een hierarchisch gebruiker-groep-rol gebaseerd permissiesysteem. Alle operaties zoals lezen, schrijven, verwijderen worden door dit permissiesysteem gecontroleerd. Ook features zoals zoekschermen, taakschermen en documentlijsten worden door het permissiesysteem gecontroleerd.

Kiosk

Het is mogelijk een beperkt kiosk systeem in te richten waarin u bezoekers de publieke delen van de repository kunt laten raadplegen.

Dashboard

Het dashboard geeft de gebruiker toegang tot meerdere systeemonderdelen tegelijkertijd, zoals zoeken, taken, nieuws. Er kunnen meerdere dashboards (centraal) gedefinieerd worden.

Metadata

Niet alleen alle inhoud wordt doorzoekbaar gemaakt, ook alle metadata. Een deel van deze metadata wordt automatisch geextraheerd (bijvoorbeeld titel, resolutie van een foto). Maar er kan ook eigen metadata worden toegevoegd: dossier nummer, kenmerken, categorien, prijzen, merken, adressen. Er is een flexibel metadatamodel met model editor die de meest complexe metadata schema's aankan.

Zoekformulieren

Alle geindexeerde inhoud moet snel vindbaar zijn. Dat gaat via zoekschermen die eenvoudig te definieren zijn. Hier kan aangegeven worden wat doorzocht moet worden en er kunnen zoekvelden worden gedefinieerd. Zo kunnen bijvoorbeeld schermen ingericht worden voor het zoeken naar een akte, een bouwdossier of een project document.

Facets, autocomplete, termenlijst

In de zoekschermen kan gebruik gemaakt worden van facets. Deze zorgen ervoor dat de zoekresultaten eenvoudig filterbaar worden. Bijvoorbeeld op documentsoort of prijs.

De ingegeven zoektermen worden automatisch aangevuld met reeds aanwezige termen daar waar dat gewenst is.

Ook kunnen termen gebruikt worden als selectielijst (bijvoorbeeld plaatsnamen).
 

Tot slot

Heeft u vragen, of wilt u een demo? Neem contact met ons op: klik hier voor ons contactformulier, of bel naar 0852737957 of mail naar info@open-t.nl .