Formulieren

Formulieren

Met workflow4people kunt u vlot webformulieren realiseren voor tal van toepassingen. Maar aan een formulier alleen heeft u nog niet zo veel.
Want een formulier is niet alleen een middel om gegevens te verzamelen, maar vooral ook om iets te bereiken. Met workflow4people kunt u de hele afhandeling automatiseren, en alle gegevens doorzoekbaar maken.
Zowel voor publiek zichtbare formulieren (op uw website) als interne formulieren. En de interne afhandeling van de publieke formulieren. De formulierenomgeving is vlot en responsive (werkt goed op tablets en telefoons). Ook zijn formulieren snel terug te vinden met de zoekfunctie. Er kunnen documenten aan de formulieren worden toegevoegd. En documenten kunnen weer een dossier of een zaak vormen.

Voorbeeld

Dat laat zich het beste uitleggen aan de hand van een klein voorbeeld: de nieuws voorziening. Dit voorbeeld is hieronder geschetst:


Medewerkers uit de hele organisatie kunnen nieuws melden via een aanmeld formulier. Als dat formulier wordt ingevuld en opgestuurd wordt automatisch de bijbehorende workflow gestart. In dit geval wordt een taak aangemaakt voor de redactie groep, die het nieuwsartikel moet beoordelen. Die zien een iets ander formulier dan de aanvrager, want zij kunnen kiezen voor publicatie of het nieuwsartikel agenderen voor publicatie. Ze kunnen ook kiezen om de auteur te vragen om meer informatie te geven, of het artikel af te keuren. Bij elk van die stappen hoort weer een formulier, en de workflow weet wie deze stap moet of mag uitvoeren. De workflow wordt visueel ontworpen met een BPMN 2.0 editor.

Hoe het werkt

Het begint bij de gegevens

Bij elk formulier of werkproces moet eerst nagedacht worden: welke gegevens zijn nodig, en welke structuur past daarbij? Een bestelling, vergunning aanvraag en indicatiestelling hebben bijvoorbeeld heel verschillende datamodellen nodig. Daarom heeft workflow4people een datamodel dat ontworpen is om deze pluriformiteit te herbergen en toch als 1 systeem doorzoekbaar te maken. De datamodel editor maakt het mogelijk om complexe datamodellen eenvoudig op te bouwen. Gegevens worden opgeslagen in een vrij toegankelijk XML formaat dat integreren met andere applicaties vergemakkelijkt.

Formulieren volgen de gegevens

Bij elk datamodel hoort een set formulieren. Vanuit het gedefineerde datamodel wordt aangegeven welk veld op welke plek op welk formulier getoond en/of ingevuld moet worden. Er is bijvoorbeeld een formulier voor aanvraag, tonen, afhandelen, bewerken. En dat hangt weer van de workflow af.

Workflow brengt de formulieren naar de gebruikers

De formulieren kunnen gebruikt worden zonder workflow, maar dan zijn het alleen maar gegevens die worden opgeslagen. Dat kan heel nuttig zijn, zoals in een kennisbank. Maar vaak is het ook nodig dat er meer gebeurt en daar is de workflow voor. De workflow bepaalt wie welke taak wanneer krijgt.
 

Meer weten?

Heeft u vragen, of wilt u een demo? Neem contact met ons op: bel ons op 0852737957 of mail naar info@open-t.nl .