Uw archieven snel en overzichtelijk toegankelijk
Met Alice kunt u uw archieven snel en gebruikersvriendelijk ontsluiten. Met Alice kunt u uw archieven snel en gebruikersvriendelijk ontsluiten. Met Alice kunt u uw archieven snel en gebruikersvriendelijk ontsluiten.
Met Alice kunt u uw archieven snel en gebruikersvriendelijk ontsluiten. In het kort:
De gegevens in Alice worden opgeslagen in de content repository. Deze bevat metagegevens en documenten. De filosofie van onze content repository is dat de structuur niet moet worden overgelaten aan de individuele gebruiker maar van te voren bepaald moet zijn, zodat de hele organisatie weet wat waar te vinden is. Alle gegevens in de content repository worden dan ook opgeslagen volgens een vast documentstructuurplan. Op basis van het type van het document en de metadata van een document wordt bepaald waar het document wordt opgeslagen. Hierdoor is orde in de repository gegarandeerd. En omdat de permissies weer uit de locatie volgen, zijn ook de permissies automatisch bepaald.
Het spreekt voor zich dat deze eigenschap bijzonder prettig is voor een archief.
Alle documenten worden full-text geïndexeerd. Praktisch alle gangbare documenttypes worden doorzocht: Word, Excel, PowerPoint, LibreOffice, PDF, HTML, ZIP bestanden etc.
Het metadata schema en de bijbehorende formulieren zijn configureerbaar in de data model editor. Van elk documenttype en elk formulier kan worden bepaald welke velden hoe getoond worden.
Ja, onze repository is razendsnel. Dat klinkt als opscheppen maar het is wel serieus. Door slim gebruik te maken van state-of-the-art indexering en queueing technieken reageert Alice altijd bijzonder snel. Ook als er miljoenen documenten in de repository aanwezig zijn.
Het kan gebeuren dat een gebruiker iets niet kan vinden, of een onjuistheid in het archief aantreft. Via het feedback formulier kan de gebruiker dit melden. De redactie wordt op de hoogte gebracht en de hele afhandeling wordt geregistreerd.
U kunt commentaar aan de archiefstukken toevoegen. Zo voorkomt u dat steeds dezelfde vraag wordt gesteld over een archiefstuk. Dit commentaar maakt deel uit van de metagegevens en is dus ook doorzoekbaar.
Het permissie systeem is volledig hiërarchisch op basis van gebruikers, groepen en rollen. Gebruikers en groepen kunnen automatisch worden overgenomen uit Active Directory.
Inloggen kan ook automatisch plaatsvinden met Active Directory, zodat de gebruiker binnen uw netwerk geen nieuw password nodig heeft.
Het is mogelijk een afgeschermd kiosk systeem (een werkplek voor bezoekers) in te richten waarin u bezoekers de publieke delen van de archieven kunt laten raadplegen.
Heeft u vragen, of wilt u een demo? Neem contact met ons op: klik hier voor ons contactformulier, of bel naar 0852737957 of mail naar info@open-t.nl .